「チーム設定」にてチームのオーナーまたは管理者がTimeRexとSalesforceとの連携を行った後、Salesforceにデータを連携をしたい日程調整カレンダーにおいて、Salesforceへの連携内容の詳細を設定します。
日程調整カレンダーごとに連携有無・連携内容を設定することが可能です。
Salesforce連携の概要や「チーム設定」でのSalesforce連携方法につきましては、こちらのサポートページをご確認ください。
Salesforce連携を行う際にご注意いただきたい内容につきましては、以下のサポートページをご確認ください。
Salesforce連携でエラーが発生した場合の対応方法につきましては、こちらのページをご参照ください。
TimeRexの仕様に関わらず、Salesforce側の「マッチング設定」の内容により、データ登録の可否が企業様によって異なる場合があります。
詳細は下記のSalesforce Helpをご参照ください。
日程調整カレンダー作成・編集画面でSalesforce連携設定を開く
日程調整カレンダーの詳細設定を開き、「サービス連携」セクションの「サービス連携を追加する」をクリックします。
「Salesforce」を選択します。
【注意事項】
新規リードの作成にのみ対応していたタイミングからSalesforce連携を行われている場合には、設定がそのまま引き継がれています。
具体的には、「連携するオブジェクト」で「リード」が選択されており、連携内容は「新規行動の登録」は「登録しない」、「データの連携形式」は「上書きしない」を選択した状態となっています。
「マッピング」も「取得する情報の設定（「マッピング」の旧設定項目名）」からそのまま引き継がれています。
「連携するオブジェクト」セクション
まずは「連携するオブジェクト」を3つの中から1つだけ選択します。
選択肢は「リード」・「取引先責任者」・「リードと取引先責任者」の3つです。
「リード」または「取引先責任者」を選択した場合、手動でマッピングを行います。
「リードと取引先責任者」を選択した場合、マッピングは固定となり、内容の編集はできません。
「リードと取引先責任者」を選択した場合の以下の内容に関しましては、後述の『「連携するオブジェクト」セクションで「リードと取引先責任者」を選択した場合の詳細』をご確認ください。
Salesforce側にどのような連携が行われるか
固定されているマッピング内容の詳細
「新規行動の登録」セクション
「連携するオブジェクト」セクションで「リード」または「取引先責任者」を選択した場合に表示されます。
「新規行動の登録」を「登録する」・「登録しない」から選択します。
「登録する」を選択した場合には日程調整完了・キャンセル・リスケジュール時、ゲストのメールアドレスに一致するSalesforce側のリードまたは取引先責任者を検索し、該当するレコードに新規行動が登録されます。
ゲストのメールアドレスに一致するSalesforce側のリードまたは取引先責任者が複数ある場合は、作成日時が一番古いレコードに紐づきます。
Salesforce側に既存レコードがない場合は新規でレコードを作成し、そのレコードに紐づく新規行動が登録されます。
Salesforce側への新規行動の登録内容は固定となっており、詳細につきましては、後述の『新規行動の登録内容』をご確認ください。
「登録しない」を選択した場合には、いかなる場合でも新規行動を登録しません。
「マッピング」セクション
「連携するオブジェクト」セクションで「リード」または「取引先責任者」を選択した場合に表示されます。
「マッピング」では、Salesforce側のどの項目にTimeRex側のどの項目の内容を連携するかを設定します。
左側の「Salesforce」列には、Salesforce側の項目がすべて表示されます。
Salesforce側で必須の項目には「必須」マークがつき、一覧の上部に記載されます。
右側の「TimeRex」列では、値を手入力するかTimeRex側の項目を選択いただきます。
ただし、Salesforce側の項目が選択リスト型（Picklist型）の場合には例外として、値の手入力やTimeRex側の項目の選択ができません。
代わりに、Salesforce側の選択肢のみが「TimeRex」列の選択肢として表示されます。
Salesforce側の「必須」項目を除いて、すべての項目をマッピングする必要はありません。
「TimeRex」列で選択できるTimeRex側の項目
＜設問項目の内容＞
選択リスト型（Picklist型）を除いたSalesforce側のすべての項目で表示されます。
※ 「会社名」・「コメント」は設問項目カスタマイズにより削除・編集が可能です
※ 「名前」・「メールアドレス」は設問項目カスタマイズにより編集が可能です
TimeRex側の項目名 | Salesforce側の項目がどのデータ型の場合に表示されるか |
会社名 | 選択リスト型（Picklist型）以外 |
名前 | 選択リスト型（Picklist型）以外 |
メールアドレス | 選択リスト型（Picklist型）以外 |
コメント | 選択リスト型（Picklist型）以外 |
その他、設問項目カスタマイズによって追加された項目 | 選択リスト型（Picklist型）以外 |
＜設問項目以外の内容（予定情報）＞
Salesforce側の項目のデータ型と一致するデータの型を持つ項目のみ表示されます。
※ TimeRex側の「参加メンバー」項目は、Salesforce側の「所有者ID」項目でのみ表示されます
TimeRex側の項目名 | Salesforce側の項目がどのデータ型の場合に表示されるか |
日程調整カレンダー名 | テキスト型（Text型） |
非公開日程調整カレンダー名 | テキスト型（Text型） |
日程調整カレンダーURL | URL型 |
予定の開始日 | 日付型（Date型） |
予定の終了日 | 日付型（Date型） |
予定の開始時間 | 時間型（Time型） |
予定の終了時間 | 時間型（Time型） |
予定UUID | テキスト型（Text型） |
URLパラメータ | テキスト型（Text型） |
Web会議URL | URL型 |
キャンセルリンク | URL型 |
リスケリンク | URL型 |
日程調整完了日時 | 日付/時間型（Date/Time型） |
タイムゾーン | テキスト型（Text型） |
参加メンバー | Salesforce側の「所有者 ID」項目でのみ選択できます
|
「データの連携形式」セクション
「連携するオブジェクト」セクションで「リード」または「取引先責任者」を選択した場合に表示されます。
「データの連携形式」にて「上書きする」・「上書きしない」から選択します。
日程調整完了時にゲストのメールアドレスに一致するSalesforce側のリードまたは取引先責任者を検索し、上書き対象を確認します。
「上書きする」を選択した場合、既存レコードはデータを上書きし、既存レコードがない場合は新規登録を行います。
ゲストのメールアドレスに一致するSalesforce側のリードまたは取引先責任者が複数ある場合は、作成日時が一番古いレコードを上書きします。
「上書きしない」を選択した場合、既存レコードはデータの上書きを行わず、既存レコードがない場合のみ新規登録を行います。
すべての設定が完了しましたら、「連携する」ボタンをクリックします。
「連携するオブジェクト」セクションで「リードと取引先責任者」を選択した場合の詳細
他に設定項目はありません。マッピングは固定です。
手動でマッピングを行いたい場合は、「連携するオブジェクト」セクションで「リード」または「取引先責任者」を選択してください。
「連携する」ボタンをクリックし、設定を完了します。
後述の『「新規行動の登録」の優先順位』に基づき、Salesforce側へ新規行動の登録・リードの登録を行います。
具体的には、優先順位に基づいて以下のいずれかのデータを登録します。
Salesforce側の既存の取引先責任者に対して、新規行動を登録する
Salesforce側の既存のリードに対して、新規行動を登録する
Salesforce側で新規のリードを作成し、新規行動を登録する
※ リードの上書き・取引先責任者の登録・取引先責任者の上書きは行いません
TimeRex側が想定していない項目がSalesforce側で「必須」となっている場合、日程調整カレンダー上で連携設定は完了できますが、実際には連携ができません。
データ連携時に、必須項目が入力されなかったことを示すステータスコード「REQUIRED_FIELD_MISSING」のエラーが発生します。
こちらの場合には、Salesforce側の「必須」を削除してください。
もしくは、「連携するオブジェクト」セクションで「リード」または「取引先責任者」を選択し、手動でのマッピングをお願いいたします。
「新規行動の登録」の優先順位
ゲストのメールアドレスに一致するSalesforce側の取引先責任者がある場合、該当レコードに新規行動を登録する
ゲストのメールアドレスに一致するSalesforce側のリードがある場合、該当レコードに新規行動を登録する
ゲストのメールアドレスに一致するSalesforce側の取引先責任者・リードがない場合、リードを新規作成し、そのリードに紐づけた新規行動を登録する
※ ゲストのメールアドレスに一致するSalesforce側の取引先責任者またはリードが複数ある場合は、作成日時が一番古いレコードに紐づきます
優先順位3番にてSalesforce側にリードを新規作成する際には、以下の内容を登録します。
Salesforce ※ 実際の項目名は環境により異なります | TimeRex |
状況 | New ※ 「状況」は選択リスト型（Picklist型）項目ですが、「New」が選択肢にない場合でもエラーは起きず、必ず「New」が登録されます |
姓 | ゲストの「名前」 |
会社名 | ゲストの「会社名」 |
メール | ゲストの「メールアドレス」 |
新規行動の登録内容
以下の場合には、日程調整完了時にSalesforce側へ新規行動を登録します。
「連携するオブジェクト」セクションで「リード」または「取引先責任者」を選択し、「新規行動の登録」を「登録する」とした場合
「連携するオブジェクト」セクションで「リードと取引先責任者」を選択した場合
登録内容は以下のとおりです。
Salesforce ※ 実際の項目名は環境により異なります | TimeRex |
件名 | 非公開カレンダー名 |
割当先 | 参加メンバー |
場所 | Web会議URL / [空欄] |
開始 日付 | 予定の開始日 |
開始 時間 | 予定の開始時間 |
終了 日付 | 予定の終了日 |
終了 時間 | 予定の終了時間 |
終日行動 | [空欄] |
種別 | Meeting ※ 「種別」は選択リスト型（Picklist型）項目ですが、「Meeting」が選択肢にない場合でもエラーは起きず、必ず「Meeting」が登録されます |
説明 |
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アラーム設定 | Salesforce側のデフォルト値に従う |
予定がキャンセル・リスケジュールされた場合の動作
予定のキャンセル・リスケジュール時には、Salesforce側の行動のみ、情報が更新されます。
※ Salesforce側のリード・取引先責任者は更新されません
予定のキャンセルではSalesforce側の行動が削除され、予定のリスケジュールではSalesforce側の行動の開始日付などが変更されます。
「連携するオブジェクト」セクションで「リード」または「取引先責任者」を選択し、「データの連携形式」を「上書きする」としていた場合であっても、キャンセル・リスケジュール時には、Salesforce側のリードや取引先責任者の情報が上書きされません。
そのため、Salesforce側のリードや取引先責任者に対して、マッピングによって予定の開始日やWeb会議URLなどを連携するように設定した場合であっても、キャンセル・リスケジュールによってそれらの情報は更新されません。