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Salesforce連携(日程調整カレンダー)
Salesforce連携(日程調整カレンダー)
一週間前以上前にアップデートされました

「チーム設定」にてチームのオーナーまたは管理者がTimeRexとSalesforceとの連携を行った後、Salesforceにデータを連携をしたい日程調整カレンダーにおいて、Salesforceへの連携内容の詳細を設定します。

日程調整カレンダーごとに連携有無・連携内容を設定することが可能です。

Salesforce連携の概要や「チーム設定」でのSalesforce連携方法につきましては、こちらのサポートページをご確認ください。

Salesforce連携を行う際にご注意いただきたい内容につきましては、以下のサポートページをご確認ください。


Salesforce連携でエラーが発生した場合の対応方法につきましては、こちらのページをご参照ください。

TimeRexの仕様に関わらず、Salesforce側の「マッチング設定」の内容により、データ登録の可否が企業様によって異なる場合があります。

詳細は下記のSalesforce Helpをご参照ください。

日程調整カレンダー作成・編集画面でSalesforce連携設定を開く

日程調整カレンダーの詳細設定を開き、「サービス連携」セクションの「サービス連携を追加する」をクリックします。

salesforce_integration4.png

「Salesforce」を選択します。

salesforce_integration5-new.png

【注意事項】

新規リードの作成にのみ対応していたタイミングからSalesforce連携を行われている場合には、設定がそのまま引き継がれています。

具体的には、「連携するオブジェクト」で「リード」が選択されており、連携内容は「新規行動の登録」は「登録しない」、「データの連携形式」は「上書きしない」を選択した状態となっています。

「マッピング」も「取得する情報の設定(「マッピング」の旧設定項目名)」からそのまま引き継がれています。

「連携するオブジェクト」セクション

まずは「連携するオブジェクト」を3つの中から1つだけ選択します。

選択肢は「リード」・「取引先責任者」・「リードと取引先責任者」の3つです。

「リード」または「取引先責任者」を選択した場合、手動でマッピングを行います。

「リードと取引先責任者」を選択した場合、マッピングは固定となり、内容の編集はできません。

「リードと取引先責任者」を選択した場合の以下の内容に関しましては、後述の『「連携するオブジェクト」セクションで「リードと取引先責任者」を選択した場合の詳細』をご確認ください。

  • Salesforce側にどのような連携が行われるか

  • 固定されているマッピング内容の詳細

「新規行動の登録」セクション

「連携するオブジェクト」セクションで「リード」または「取引先責任者」を選択した場合に表示されます。

「新規行動の登録」を「登録する」・「登録しない」から選択します。

「登録する」を選択した場合には日程調整完了・キャンセル・リスケジュール時、ゲストのメールアドレスに一致するSalesforce側のリードまたは取引先責任者を検索し、該当するレコードに新規行動が登録されます。

ゲストのメールアドレスに一致するSalesforce側のリードまたは取引先責任者が複数ある場合は、作成日時が一番古いレコードに紐づきます。

Salesforce側に既存レコードがない場合は新規でレコードを作成し、そのレコードに紐づく新規行動が登録されます。

Salesforce側への新規行動の登録内容は固定となっており、詳細につきましては、後述の『新規行動の登録内容』をご確認ください。

「登録しない」を選択した場合には、いかなる場合でも新規行動を登録しません。

「マッピング」セクション

「連携するオブジェクト」セクションで「リード」または「取引先責任者」を選択した場合に表示されます。

「マッピング」では、Salesforce側のどの項目にTimeRex側のどの項目の内容を連携するかを設定します。

左側の「Salesforce」列には、Salesforce側の項目がすべて表示されます。

Salesforce側で必須の項目には「必須」マークがつき、一覧の上部に記載されます。

右側の「TimeRex」列では、値を手入力するかTimeRex側の項目を選択いただきます。

ただし、Salesforce側の項目が選択リスト型(Picklist型)の場合には例外として、値の手入力やTimeRex側の項目の選択ができません。

代わりに、Salesforce側の選択肢のみが「TimeRex」列の選択肢として表示されます。

Salesforce側の「必須」項目を除いて、すべての項目をマッピングする必要はありません。

「TimeRex」列で選択できるTimeRex側の項目

<設問項目の内容>

選択リスト型(Picklist型)を除いたSalesforce側のすべての項目で表示されます。

※ 「会社名」・「コメント」は設問項目カスタマイズにより削除・編集が可能です

※ 「名前」・「メールアドレス」は設問項目カスタマイズにより編集が可能です

TimeRex側の項目名

Salesforce側の項目がどのデータ型の場合に表示されるか

会社名

選択リスト型(Picklist型)以外

名前

選択リスト型(Picklist型)以外

メールアドレス

選択リスト型(Picklist型)以外

コメント

選択リスト型(Picklist型)以外

その他、設問項目カスタマイズによって追加された項目

選択リスト型(Picklist型)以外

<設問項目以外の内容(予定情報)>

Salesforce側の項目のデータ型と一致するデータの型を持つ項目のみ表示されます。

※ TimeRex側の「参加メンバー」項目は、Salesforce側の「所有者ID」項目でのみ表示されます

TimeRex側の項目名

Salesforce側の項目がどのデータ型の場合に表示されるか

日程調整カレンダー名

テキスト型(Text型)

非公開日程調整カレンダー名

テキスト型(Text型)

日程調整カレンダーURL

URL型

予定の開始日

日付型(Date型)

予定の終了日

日付型(Date型)

予定の開始時間

時間型(Time型)

予定の終了時間

時間型(Time型)

予定UUID

テキスト型(Text型)

URLパラメータ

テキスト型(Text型)

Web会議URL

URL型

キャンセルリンク

URL型

リスケリンク

URL型

日程調整完了日時

日付/時間型(Date/Time型)

タイムゾーン

テキスト型(Text型)

参加メンバー

Salesforce側の「所有者 ID」項目でのみ選択できます

  • 日程調整カレンダーの「参加方式」が「全員が参加」の場合、「参加メンバー設定」の一番左側(先頭)で選択されているメンバーのSalesforceアカウントが所有者になります

  • 「参加方式」が「2つのグループから1人ずつ参加」の場合、「グループ1」のメンバーのSalesforceアカウントが所有者になります

  • メンバーのSalesforceアカウントの有無は、TimeRexに登録中のメールアドレスで検索されます

  • 該当メンバーのSalesforceアカウントがない場合には、「チーム設定」でSalesforce連携を行った際にログインしたSalesforceアカウントが所有者になります

「データの連携形式」セクション

「連携するオブジェクト」セクションで「リード」または「取引先責任者」を選択した場合に表示されます。

「データの連携形式」にて「上書きする」・「上書きしない」から選択します。

日程調整完了時にゲストのメールアドレスに一致するSalesforce側のリードまたは取引先責任者を検索し、上書き対象を確認します。

「上書きする」を選択した場合、既存レコードはデータを上書きし、既存レコードがない場合は新規登録を行います。

ゲストのメールアドレスに一致するSalesforce側のリードまたは取引先責任者が複数ある場合は、作成日時が一番古いレコードを上書きします。

「上書きしない」を選択した場合、既存レコードはデータの上書きを行わず、既存レコードがない場合のみ新規登録を行います。

すべての設定が完了しましたら、「連携する」ボタンをクリックします。

「連携するオブジェクト」セクションで「リードと取引先責任者」を選択した場合の詳細

他に設定項目はありません。マッピングは固定です。

手動でマッピングを行いたい場合は、「連携するオブジェクト」セクションで「リード」または「取引先責任者」を選択してください。

「連携する」ボタンをクリックし、設定を完了します。

後述の『「新規行動の登録」の優先順位』に基づき、Salesforce側へ新規行動の登録・リードの登録を行います。

具体的には、優先順位に基づいて以下のいずれかのデータを登録します。

  • Salesforce側の既存の取引先責任者に対して、新規行動を登録する

  • Salesforce側の既存のリードに対して、新規行動を登録する

  • Salesforce側で新規のリードを作成し、新規行動を登録する

※ リードの上書き・取引先責任者の登録・取引先責任者の上書きは行いません

TimeRex側が想定していない項目がSalesforce側で「必須」となっている場合、日程調整カレンダー上で連携設定は完了できますが、実際には連携ができません。

データ連携時に、必須項目が入力されなかったことを示すステータスコード「REQUIRED_FIELD_MISSING」のエラーが発生します。

こちらの場合には、Salesforce側の「必須」を削除してください。

もしくは、「連携するオブジェクト」セクションで「リード」または「取引先責任者」を選択し、手動でのマッピングをお願いいたします。

「新規行動の登録」の優先順位

  1. ゲストのメールアドレスに一致するSalesforce側の取引先責任者がある場合、該当レコードに新規行動を登録する

  2. ゲストのメールアドレスに一致するSalesforce側のリードがある場合、該当レコードに新規行動を登録する

  3. ゲストのメールアドレスに一致するSalesforce側の取引先責任者・リードがない場合、リードを新規作成し、そのリードに紐づけた新規行動を登録する

※ ゲストのメールアドレスに一致するSalesforce側の取引先責任者またはリードが複数ある場合は、作成日時が一番古いレコードに紐づきます

優先順位3番にてSalesforce側にリードを新規作成する際には、以下の内容を登録します。

Salesforce

※ 実際の項目名は環境により異なります

TimeRex

状況

New

※ 「状況」は選択リスト型(Picklist型)項目ですが、「New」が選択肢にない場合でもエラーは起きず、必ず「New」が登録されます

ゲストの「名前」

会社名

ゲストの「会社名」

メール

ゲストの「メールアドレス」

新規行動の登録内容

以下の場合には、日程調整完了時にSalesforce側へ新規行動を登録します。

  • 「連携するオブジェクト」セクションで「リード」または「取引先責任者」を選択し、「新規行動の登録」を「登録する」とした場合

  • 「連携するオブジェクト」セクションで「リードと取引先責任者」を選択した場合

登録内容は以下のとおりです。

Salesforce

※ 実際の項目名は環境により異なります

TimeRex

件名

非公開カレンダー名
(非公開カレンダー名がない場合は日程調整カレンダー名)

割当先

参加メンバー

場所

Web会議URL / [空欄]

開始 日付

予定の開始日

開始 時間

予定の開始時間

終了 日付

予定の終了日

終了 時間

予定の終了時間

終日行動

[空欄]

種別

Meeting

※ 「種別」は選択リスト型(Picklist型)項目ですが、「Meeting」が選択肢にない場合でもエラーは起きず、必ず「Meeting」が登録されます

説明

  • 予定の日時

  • 確保時間前(前後の確保時間の「前」の確保時間)

  • 確保時間後(前後の確保時間の「後」の確保時間)

  • 参加メンバー(複数人の場合はカンマ区切り)

  • 各設問項目の回答

  • Web会議URL

  • TimeRex上の該当予定の詳細ページのURL

  • 日程調整完了日時

アラーム設定

Salesforce側のデフォルト値に従う

予定がキャンセル・リスケジュールされた場合の動作

予定のキャンセル・リスケジュール時には、Salesforce側の行動のみ、情報が更新されます。

※ Salesforce側のリード・取引先責任者は更新されません

予定のキャンセルではSalesforce側の行動が削除され、予定のリスケジュールではSalesforce側の行動の開始日付などが変更されます。

「連携するオブジェクト」セクションで「リード」または「取引先責任者」を選択し、「データの連携形式」を「上書きする」としていた場合であっても、キャンセル・リスケジュール時には、Salesforce側のリードや取引先責任者の情報が上書きされません。

そのため、Salesforce側のリードや取引先責任者に対して、マッピングによって予定の開始日やWeb会議URLなどを連携するように設定した場合であっても、キャンセル・リスケジュールによってそれらの情報は更新されません。

こちらの回答で解決しましたか?