会議室の状態により、会議室との連携にエラーが発生することがあります。
また、連携エラーが発生していない場合であっても、一時的なAPIエラーや会議室の状況により、まれに会議室の確保に失敗するケースがあります。
原因や対応、通知メール等の詳細につきまして、以下に記載します。
会議室との連携にエラーが発生した場合
会議室との連携にエラーが発生した場合、「チーム設定」の「会議室連携」メニュー内にて、エラーが起きている会議室名の欄にアラートが表示されます。
エラーの状況によっては日程候補を提示できなくなり、その旨の通知メールが送信されます。
会議室との連携にエラーが起きる原因と対応方法
以下のような場合には、会議室との連携にエラーが発生します。
Google Workspace側・Microsoft 365（Exchange Online）側で会議室が削除された（該当の会議室の連携解除が必要）
TimeRexからGoogle Workspace内・Microsoft 365（Exchange Online）内の会議室へのアクセスが拒否された（TimeRexを含む外部サービスから会議室に対するアクセスの制限の確認が必要）
Googleアカウント・Microsoftアカウントの認証に失敗した（TimeRexへの再ログインが必要）
「チーム設定」で会議室を追加したユーザーが、Google Workspace内の該当の会議室の予定作成権限を失った（該当ユーザーへの予定作成権限の再付与、または、該当の会議室の連携解除が必要）
会議室との連携に関して、エラー検知のタイミングは、下記2回の時点になります。
TimeRexの日程調整カレンダーページにアクセスされた時点
「上記の内容で日程調整を完了する」ボタンがクリックされ、予約完了する時点
会議室との連携にエラーが発生した際の影響
連携エラーが起きた会議室の空き状況は確認できず、予定の確保ができなくなります。
『設定した参加メンバー＋設定した会議室のいずれか』の予定が空いている箇所に日程候補を提示するため、日程候補の提示にも影響があります。
日程調整カレンダーに設定された会議室の一部で連携エラーが発生している場合
残りの会議室の空き状況を元に日程候補を提示します。
参加メンバーが該当の日程調整ページを表示した場合、以下のエラーメッセージがポップアップされます。
一部の会議室で連携エラーが発生しています。ゲストには他の会議室で候補を表示中です。
対応方法は会議室をチームに追加したユーザーおよびオーナー宛のエラー通知メールをご確認ください。
日程調整カレンダーに設定された会議室のすべてで連携エラーが発生している場合
日程候補を提示することができず、日程調整ページ上でエラーメッセージを表示するとともに、エラーメールが送信されます。
会議室の連携エラー発生通知
日程調整カレンダーに設定された会議室のすべてで連携エラーが発生し、日程候補を提示できない場合には、エラーメールが送信されます。
エラーメールは会議室ごとに、1日に最大1回送信されます（前回のエラーメール送信から24時間以内の場合にはエラーメールが送信されません）。
エラーメールの宛先は、以下の2つとなります。
「チーム設定」で該当の会議室を追加したユーザー
チームのオーナー（「チーム設定」で該当の会議室を追加したユーザーと同じ場合は送信をスキップします）
会議室の確保に失敗した場合
日程調整の完了時に会議室の空き状況を再度確認する仕様のため、通常は会議室の確保が問題なく行われますが、まれに、会議室の確保に失敗するケースがあります。
その場合には、会議室の確保に失敗した旨の通知メールが送信されます。
会議室の確保に失敗する原因
会議室の確保にあたっては、Google Workspace側・Microsoft 365（Exchange Online）側で [リクエスト → 承認 → 確保] と手順を踏むため、API処理に多少時間がかかります。
そのため、以下のような場合には、会議室の確保に失敗します。
一時的なAPIエラー（承認処理中に会議室側のAPI処理が詰まったなど）
承認処理中に会議室の予定の空きがなくなった（同時日程調整や手動予定登録でのダブルブッキングが起きた）
API処理中にアクセストークン切れが起きた（同時に連携エラーも発生）
会議室の承認設定・予約ポリシーを「自動承認」にしていて、かつ、会議室ホストが該当の会議室への予定作成権限を持っていない
Microsoft 365（Exchange Online）内の会議室の承認設定・予約ポリシーを「手動承認」にしていて、かつ、承認者である会議室の連携ユーザーが該当の会議室への予定作成権限を持っていない
承認処理前に、会議室を追加したユーザーがGoogle Workspace内の該当の会議室への予定作成権限をなくしてしまった（同時に連携エラーも発生）
承認方法ごとの違いと承認の流れに関しては、3つ下の『会議室の予定承認方法ごとの違い』セクションをご確認ください。
会議室ホストに関しては、4つ下の『会議室ホストの決定方法』セクションをご確認ください。
会議室の確保失敗通知
会議室の確保に失敗した場合には、通知メールが都度送信されます。
※ 会議室の確保が完了した後に手動で確保を却下した場合には、検知や通知を行いません
会議室の確保に失敗した旨の通知メールの宛先は、以下の2つとなります。
「チーム設定」で該当の会議室を追加したユーザー
該当の予定の実際の参加メンバー（「チーム設定」で該当の会議室を追加したユーザーと同じ場合は送信をスキップします）
複数名いる場合には全員に送信します
なお、1つ上の『会議室の確保に失敗する原因』セクションに記載のとおり、会議室の確保には多少時間がかかるため、日程調整完了からは数十秒遅れて通知メールが送信されます。
会議室の確保に失敗した場合の対応方法
会議室の確保に失敗した場合でも、日程調整は完了しています。
通知メール内に予定の日時等が記載されているため、手動で会議室を確保する、予定をキャンセルしてゲストにリスケジュールを依頼する等、必要な対応をお願いいたします。
会議室の予定承認方法ごとの違い
会議室の確保にあたっては、Google Workspace側・Microsoft 365（Exchange Online）側で [リクエスト → 承認 → 確保] と手順を踏みます。
そして、承認の方法として、自動承認と手動承認があります。
自動承認の場合
連携カレンダー内で会議室の予定を作成する（予定作成する際に会議室を選択する）と作成者が自動で承認したことになり、会議室が確保されます。
TimeRexの会議室連携では、会議室ホストが会議室の予定作成と承認を行うため、会議室ホストが予定作成権限を持っていない会議室では、会議室の確保に失敗します。
手動承認の場合
連携カレンダー内で会議室の予定を作成する（予定作成する際に会議室を選択する）と仮予定として登録され、承認者が承認することにより、会議室が正式に確保されます。
TimeRexの会議室連携では、会議室ホストが会議室の予定作成を行い、会議室の連携ユーザーが承認者として承認を行います。
そのため、会議室ホストが会議室の予定作成権限を持たないことを原因として会議室の確保に失敗することはありません。
Microsoft 365（Exchange Online）内の会議室に対して連携ユーザーが予定作成権限を持っていない場合、連携には失敗せず、会議室の確保には失敗します。
※ 手動承認であっても、TimeRex側にて自動で承認の処理が行われます
会議室ホストの決定方法
会議室を確保する際には、実際の予定参加メンバーの中で1名を会議室ホストとし、会議室ホストの連携カレンダー上に、会議室が紐づく予定を登録します。
参加メンバーの「参加方式」により、会議室ホストの決定方法が異なります。
「全員が参加」
・・・Web会議ホストが存在する場合はWeb会議ホスト1名が会議室ホストとなり、Web会議ホストが存在しない場合は先頭の参加メンバー1名が会議室ホストとなります「誰か1人が参加」
・・・選ばれた実際の予定参加メンバー1名が会議室ホストとなります「2つのグループから1人ずつ参加」
・・・グループ1の中から選ばれた実際の予定参加メンバー1名が会議室ホストとなります
会議室ホストかどうかにかかわらず、連携カレンダー上に登録される予定の詳細内に、テキストで会議室名が記載されます。
なお、会議室ホスト以外の連携カレンダー上に登録される予定には、会議室が紐づきません。